Arcadoc Cloud permette una Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PEC creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

Gestione sicura delle Pec aziendali

Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati. Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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La conservazione dei documenti fiscali è un aspetto cruciale per le aziende e i contribuenti, poiché assicura la conformità alle leggi e ai regolamenti fiscali. La corretta gestione di questi documenti è fondamentale per garantire la trasparenza delle operazioni commerciali, facilitare le procedure di controllo e fornire una base solida per eventuali verifiche da parte delle autorità competenti. In questo articolo, esploreremo l’importanza della conservazione dei documenti fiscali e forniremo utili linee guida per una gestione efficace.

Definizione dei documenti fiscali:

I documenti fiscali includono fatture, ricevute, registri contabili, dichiarazioni dei redditi, bollette, contratti e qualsiasi altro documento che attesta le transazioni finanziarie di un’azienda o di un individuo. Questi documenti sono essenziali per calcolare le imposte dovute e dimostrare la veridicità delle operazioni finanziarie.

Durata di conservazione:

La durata di conservazione dei documenti fiscali può variare a seconda delle leggi fiscali specifiche di ciascun paese. In generale, i documenti fiscali dovrebbero essere conservati per un periodo di almeno 5-10 anni. Tuttavia, è importante verificare le disposizioni normative locali, poiché in alcuni casi potrebbe essere necessario conservare i documenti per un periodo più lungo.

Archivio digitale Documenti in Cloud

Archiviare documenti elettronici (Word, Excel, Power Point, immagini, video, eMail…) provenienti dai vari sistemi informatici che l’azienda utilizza.
Organizzare e collegare i documenti in modo manuale o automatico tramite fascicoli, pratiche, relazioni e Hashtag.
Eseguire ricerche in modo strutturato e/o destrutturato per ritrovare sempre l’informazione ricercata.

Lavora da qualsiasi luogo.

Accessibilità senza pari significa che la tua soluzione di gestione dei documenti va dove vai tu.
Che si tratti di lavorare in ufficio o da remoto, i tuoi documenti sono sempre con te.

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Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
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Un sistema di Gestione Documentale è una soluzione software utilizzata per monitorare, gestire e archiviare documenti, riducendo così in modo rilevante la carta.

Arcadoc è una piattaforma che permette di archiviare, organizzare, gestire le informazioni e i flussi aziendali.
Arcadoc gestisce qualsiasi tipo di documento ed informazione, in totale sicurezza e rendendo immediato il loro reperimento.
Con il modello di gestione documentale puoi gestire qualsiasi tipologia di documento ed informazione, reperirlo facilmente e rapidamente e assicurarne la totale sicurezza.

Con il software di gestione documentale, tutti i tuoi documenti importanti sono archiviati ed organizzati in un unico posto, in maniera strutturata.
Puoi organizzare i criteri per l’archiviazione dei documenti e personalizzare le modalità di ricerca, impostare automatismi di fascicolazione e controllare la tracciabilità.
Trasforma la tua azienda in un’impresa automatizzata, sicura e conforme, liberandoti per il lavoro che conta davvero.

Software archivio digitale in Cloud

Archiviare documenti elettronici (Word, Excel, Power Point, immagini, video, eMail…) provenienti dai vari sistemi informatici che l’azienda utilizza.
Organizzare e collegare i documenti in modo manuale o automatico tramite fascicoli, pratiche, relazioni e Hashtag.
Eseguire ricerche in modo strutturato e/o destrutturato per ritrovare sempre l’informazione ricercata.

Lavora da qualsiasi luogo.

Accessibilità senza pari significa che la tua soluzione di gestione dei documenti va dove vai tu.
Che si tratti di lavorare in ufficio o da remoto, i tuoi documenti sono sempre con te.

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Un Sistema Software pe la Gestione Documentale è una soluzione software utilizzata per monitorare, gestire e archiviare documenti, riducendo così in modo rilevante la carta.

Arcadoc è una piattaforma che permette di archiviare, organizzare, gestire le informazioni e i flussi aziendali.
Arcadoc gestisce qualsiasi tipo di documento ed informazione, in totale sicurezza e rendendo immediato il loro reperimento.
Con il modello di gestione documentale puoi gestire qualsiasi tipologia di documento ed informazione, reperirlo facilmente e rapidamente e assicurarne la totale sicurezza.

Con il software di gestione documentale, tutti i tuoi documenti importanti sono archiviati ed organizzati in un unico posto, in maniera strutturata.
Puoi organizzare i criteri per l’archiviazione dei documenti e personalizzare le modalità di ricerca, impostare automatismi di fascicolazione e controllare la tracciabilità.
Trasforma la tua azienda in un’impresa automatizzata, sicura e conforme, liberandoti per il lavoro che conta davvero.

Software di Gestione Documentale in Cloud

Archiviare documenti elettronici (Word, Excel, Power Point, immagini, video, eMail…) provenienti dai vari sistemi informatici che l’azienda utilizza.
Organizzare e collegare i documenti in modo manuale o automatico tramite fascicoli, pratiche, relazioni e Hashtag.
Eseguire ricerche in modo strutturato e/o destrutturato per ritrovare sempre l’informazione ricercata.

Lavora da qualsiasi luogo.

Accessibilità senza pari significa che la tua soluzione di gestione dei documenti va dove vai tu.
Che si tratti di lavorare in ufficio o da remoto, i tuoi documenti sono sempre con te.

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Molteplici funzioni, sicuro e facile da utilizzare

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• può essere utilizzato per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) secondo l’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti.
3. la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

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Il protocollo informatico può essere definito come l’insieme delle procedure informatiche e delle regole che le amministrazioni utilizzano per la gestione documentale.
Nello specifico si fa riferimento a tutta la tecnologia necessaria per realizzare un sistema automatico per la gestione dei documenti ovvero ad un software.

Arcadoc è un software di protocollo informatico

Permette di archiviare e classificare al meglio e in modo sicuro i documenti aziendali. Il software crea infatti un archivio digitale di facile utilizzo e intuitivo nell’interfaccia. 

Grazie al modulo base Gestione Documentale il software protocollo informatico Arcadoc, permette di acquisire documenti tramite scanner per lotti. Tutti i documenti elettronici di qualsiasi tipo possono quindi essere classificati tramite protocollazione, archiviazione e gestione dei fascicoli elettronici. In più è possibile integrare in più tutte le informazioni dal browser web. Il software è disponibile sia in versione cloud che on premise ed è disponibile anche su dispositivo mobile.

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La Conservazione Digitale PEC è permessa grazie al modulo Conservazione a norma e al modulo PEC Manager.

Oltre che poter classificare, archiviare e gestire i documenti, si può protocollare la corrispondenza, nonché classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web. Queste funzioni sono disponibili anche su dispositivo mobile.

Arcadoc è un prodotto multi-aziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.

Pec Manager e Ciclo di Vita

Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita. Sono incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

Per Conservazione digitale PEC, un tempo chiamata “sostitutiva”, si intende una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana, garantendone nel tempo la validità legale di un documento digitale.

La conservazione a norma equipara documenti elettronici a quelli cartacei

La conservazione a norma equipara, sotto certe condizioni, i documenti elettronici a quelli cartacei, consentendone l’opponibilità a terzi in sede giuridica. Arcadoc mette a disposizione tutte le funzionalità necessarie per la conservazione a norma dei documenti, sia quelli analogici che quelli digitali. Questa funzione è legata alle più recenti disposizioni di legge e alle norme tecniche pubblicate nel DPCM 3 dicembre 2013.

Per Maggiori informazioni:

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Arcadoc grazie alla sua funzione di Conservazione digitale a norma  documenti (fino a qualche tempo fa conosciuta come Conservazione sostitutiva) permette di archiviare e conservare, rispettando le norme di legge in vigore, tutti i documenti fiscali e legali.

Il modulo base permette di effettuare operazioni relative alla gestione documentale e al protocollo informatico di questi ultimi. Quindi, è possibile classificare, archiviare, protocollare documenti e fascicoli elettronici, nonché le informazioni utili dal browser web.

Il modulo base può essere integrato con il modulo Workflow e Conservazione a Norma, con il quale è possibile effettuare la Conservazione documentale a norma e la gestione del flusso di lavoro sui documenti stessi.

I moduli di Arcadoc consentono di effettuare tutte le operazioni relativa alla gestione dei documenti, in modo sicuro e facile. Inoltre, Arcadoc, in versione cloud e on premise è disponibile anche su dispositivo mobile.

Cosa è il modulo Workflow e la Conservazione a Norma?

Il Workflow rende i processi aziendali semplici e condivisibili, col fine di soddisfare tutte le esigenze sia di piccole, medie e grandi aziende che di Enti pubblici. Col workflow documentale si permette di generare un iter documentale di gestione e controllo su uno o più documenti.

La conservazione digitale a norma documenti  permette di custodire tutti i documenti aziendali con valore fiscale e legale eliminando quindi gli originali cartacei, nel rispetto delle versioni aggiornate della normativa vigente.

Conservazione: cosa è e i suoi vantaggi

Per conservazione documentale a norma si intende la custodia dei documenti con valore fiscale e legale. La Conservazione a norma si basa quindi sullo stoccaggio e disponibilità dei documenti su software che si conformano alle normative vigenti. Infatti, la conservazione a norma (chiamata in passato conservazione sostitutiva) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

La conservazione digitale a norma aziendale deve quindi garantire ai documenti:

• Reperibilità
• Autenticità
• Integrità
• Affidabilità
• Leggibilità 

Alcuni documenti da qualche anno, sono costituiti per loro natura obbligatoria alla conservazione digitale:

• Fatture elettroniche
• Contratti con firma digitale 
• PEC Posta certificata

Per altri elementi la conservazione digitale a norma documenti è opzionale. Tuttavia è conveniente perché consente di ridurre o eliminare per sempre gli archivi cartacei e di conseguenza l’obbligo della loro archiviazione fisica per 10 anni.

Tra gli altri documenti vi sono:

• Fatture
• DDT
• Ricevute fiscali
• Scontrini fiscali
• Bilanci d’esercizio
• Dichiarazioni fiscali
• Pagamenti con F23 e F24
• Offerte e Contratti
• Registri Contabili
• CUD

Gli obiettivi principali della conservazione documentale a norma sono quindi:

• risparmio di carta, e quindi risparmio di costi e materiale. Questo vuol dire anche sostenibilità aziendale.
• rendere disponibili, in modo immediato e sicuro, la disponibilità dei documenti fiscali e legali su eventuale richiesta degli organismi di controllo.

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Molteplici funzionalità, in sicurezza e facilità di utilizzo

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• si può utilizzare per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) sulla base dell’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata e quindi l’abbattimento dei costi.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, nel rispetto delle norme vigenti.
3. la flessibilità delle soluzioni, modificabili anche nel corso dell’anno sulla base della quantità di dati ed esigenze aziendali.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

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