Perchè Archiviare i Documenti con Arcadoc

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Perchè Archiviare i Documenti con Arcadoc

L’Archiviazione Documentale con Arcadoc è l’occasione per utilizzare al meglio il patrimonio documentale aziendale.

I documenti devono essere visti come una risorsa dalle aziende e non come un problema.

Valorizza il tuo patrimonio documentale

La creazione di un archivio digitale è assai inutile senza un software che lo gestisce in maniera efficiente. Arcadoc mette in salvo i vostri documenti ed inoltre è semplice da usare. Questo software appartiene alla categoria di prodotto dei software DMS “Document Management System” ovvero in italiano sistema di gestione documentale.

Ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento, permettendo l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno. Inoltre attraverso il suo processo di archiviazione dei documenti digitale aumenta al tempo stesso la sicurezza degli archivi documentali e non solo, consente quindi di definire e gestire le autorizzazioni concesse a ogni utente.

Arcadoc permette l’archiviazione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Come è ormai noto, soprattutto ai titolari delle aziende, la spinta verso un’archiviazione dei documenti in via digitale ha conosciuto un importante accelerazione ultimamente.

Tra i vantaggi primari troviamo innanzitutto la facilità organizzativa dei file, Questo permetterà all’azienda di risparmiare spazi e carta oltre al tempo sia nella fase di archiviazione che in quella di consultazione.

Oltre a questi vantaggi di rilevante importanze avremo anche uno scambio di informazioni facilitato tra tutti i collaboratori, che porteranno a risultati che permetteranno di semplificare il lavoro e aumentare la produttività.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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L’Importanza del Protocollo Informatico di Arcadoc

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L’importanza del Protocollo Informatico di Arcadoc

Il Protocollo Informatico di Arcadoc facilita la gestione della corrispondenza digitale e anche cartacea.

Protocollare un documento è un’operazione importante, in quanto permette di registrare secondo norma i documenti.

I vantaggi sono molteplici, classifica i documenti a seconda della categoria, facilita il processo di conservazione e di reperimento, elimina gli ostacoli dati ormai dal registro cartaceo.

Il Protocollo Informatico di Arcadoc ( strumento di efficienza) ne rende facile ed intuitiva la gestione oltretutto in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale ex CNIPA ex DigitPA.

L’obiettivo di Arcadoc è quello di semplificarne la gestione per aiutare le aziende a rendere più smart un lavoro che altrimenti richiederebbe tempo.

Chiunque può trovare quello di cui ha bisogno

 

Il suo protocollo informatico permette:

  • la gestione dei documenti cartacei ed elettronici sia in ingresso che in uscita
  • la ricerca e il consulto in maniera rapida e semplice dei documenti protocollati e delle informazioni immesse sia in fase di registrazione che di protocollo
  • il controllo degli accessi e anche delle attività svolte dagli utenti su qualunque documento
  • la stampa o la memorizzazione  del giornale di protocollo
  • il collegamento e il raggruppamento di uno o più documenti
  • lo smistamento automatico dei documenti a seconda della tipologia

Arcadoc semplifica la gestione del protocollo informatico

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Cos’è la Conservazione Sostitutiva a Norma

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Cos’è la Conservazione Sostitutiva a Norma

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la Conservazione Sostitutiva a Norma. La Conservazione Sostitutiva  è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale per la sua conservazione.

La nomenclatura corretta in realtà infatti è Conservazione Digitale a Norma.

In che cosa consiste?

In un iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale. Ogni documento archiviato con Arcadoc viene quindi  inserito in un  lotto e bloccato con firma digitale e marca temporale per rendere forma e contenuto del documento non più modificabile e rendere certa la data e l’ora di creazione.

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei a fini fiscali e civilistici ovvero permette di eliminare costi di archiviazioni e tempi di ricerca

Il software viene inoltre costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

Con Arcadoc tutto è in ordine e non perdi più il filo.

 

Quali sono quindi i vantaggi della Conservazione Sostitutiva a Norma?

  • Riduce l’utilizzo di carta, costi di archiviazione e tempi di ricerca
  • Abbatti i costi operativi
  • Conforme normativa vigente
  • Limita i rischi di deterioramento dei dati sensibili
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Sempre disponibile
  • Personalizzabile

La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Conservazione Digitale a Norma per PMI, Conservazione Digitale a Norma per Aziende, Conservazione Digitale a Norma per professionisti

Pec Manager per la Conservazione a Norma della PEC

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Pec Manager per la Conservazione a Norma della PEC

Per la conservazione a Norma PEC, Arcadoc ha pensato a PEC Manager, un modulo perfettamente integrato a Arcadoc. PEC Manager fornisce una soluzione unificata che permetta agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale.

Perchè è importante la Conservazione a Norma per le PEC?

I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ.
Arcadoc  a un sistema di conservazione per le PEC che permette di “congelare” i messaggi, le firme, le ricevute per il tempo necessario, prolungandone la validità legale.

Come risolvere la Conservazione a Norma per le PEC?

Arcadoc risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale, identificando l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

Permette inoltre di distribuire in azienda e di conservare a norma i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non solo anche quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

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La gestione dei Documenti per Privati e Aziende

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La Gestione dei Documenti per Privati e Aziende

 

La Gestione Documentale in Cloud è la soluzione che consente di archiviare in modo più veloce e più sicuro ogni tipo di documento (elettronico, cartaceo, mail) con qualsiasi estensione (pdf, word, jpg, ecc.).
La Gestione documentale in cloud favorisce quindi la catalogazione, la gestione, la condivisione e il controllo dei flussi documentali all’interno dell’azienda o verso l’esterno.

Inoltre possiede un’ interfaccia utente pulita e di facile utilizzo.

La versione Cloud permette una gestione documentale ancora più efficiente!

Noi di Aeffegroup https://www.aeffegroup.biz/    quando abbiamo ideato Arcadoc ( software di gestione documentale) abbiamo innanzitutto pensato a come rendere il lavoro nelle aziende ancora più Smart ed Efficiente.

Arcadoc è un software di Gestione Documentale disponibile anche su piattaforma Cloud fornito come servizio nella modalità Software as a Service (SaaS, software come servizio).

Diventa quindi accessibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7  da qualsiasi dispositivo e ovunque uno sia.
Il Data Center Arcadoc è stato quindi progettato e realizzato adottando innovative tecnologie atte a garantire agli utenti il più elevato livello di servizio.

La Gestione Documentale in cloud di Arcadoc presenta molti vantaggi:

  • possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati in primis
  • accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto nel mondo
  • sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
  • azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc in quanto gestito direttamente da Arcadoc
  • sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo

Arcadoc ricerca efficienza e semplicità

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Gestione documentale per la Piccola Impresa

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Software Gestione Documentale per le piccola impresa

La gestione documentale è un aspetto cruciale per le piccole imprese in quanto consente di organizzare, archiviare e accedere in modo efficiente a tutti i documenti e le informazioni aziendali.

Utilizza un software di gestione documentale

Investi in un software di gestione documentale che soddisfi le esigenze della tua impresa. Ci sono diverse opzioni disponibili sul mercato, alcune delle quali sono specificamente progettate per le piccole imprese. Questi software consentono di archiviare, organizzare e cercare i documenti in modo rapido ed efficiente.

Stabilisci una politica di archiviazione

Definisci una politica chiara per l’archiviazione e la conservazione dei documenti. Specifica i requisiti di conservazione dei documenti, come ad esempio i tempi di archiviazione e le modalità di eliminazione dei documenti obsoleti. Assicurati che tutti i dipendenti siano a conoscenza della politica e che venga seguita in modo coerente.

Imposta controlli di accesso

Proteggi i tuoi documenti sensibili impostando controlli di accesso. Definisci chi può accedere a determinati documenti e stabilisci autorizzazioni e ruoli appropriati per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare i documenti.

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Il Sistema di Workflow con Arcadoc

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Il Sistema di Workflow con Arcadoc

Cos’è il Workflow Documentale Digitale? Il workflow documentale digitale è un sistema che automatizza e controlla il flusso dei documenti all’interno di un’organizzazione. Si basa sull’utilizzo di software specializzati che permettono di creare, revisionare, approvare, distribuire e archiviare i documenti in formato elettronico. Questo tipo di sistema sostituisce i tradizionali flussi documentali basati su carta e semplifica i processi aziendali, riducendo tempi e costi.

I vantaggi del Workflow Documentale Digitale:

  1. Maggiore efficienza operativa: Il workflow documentale digitale elimina i processi manuali e riduce la necessità di spostarsi fisicamente con documenti cartacei. Questo permette un notevole risparmio di tempo, semplifica le attività quotidiane e consente una maggiore produttività. I documenti possono essere facilmente condivisi, modificati e approvati in modo collaborativo, riducendo i ritardi e gli errori.
  2. Migliore tracciabilità: Il sistema di workflow documentale digitale offre una visione chiara e dettagliata dello stato di avanzamento dei documenti. È possibile identificare rapidamente chi è responsabile di una specifica fase del processo e monitorare i tempi di elaborazione. Ciò garantisce una maggiore tracciabilità e responsabilità all’interno dell’organizzazione.
  3. Maggiore sicurezza e controllo: Il workflow documentale digitale consente di impostare regole di accesso e controllo sui documenti. Solo le persone autorizzate possono visualizzare, modificare o approvare i documenti, riducendo il rischio di accessi non autorizzati o modifiche indesiderate. Inoltre, i documenti sono archiviati in modo sicuro e possono essere facilmente recuperati in caso di necessità.

Riassumiamo in maniera schematica e semplice tutte le qualità principali del Workflow Documentale Digitale di Arcadoc:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

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Come Trasformare le Fatture Cartacee

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Come Trasformare le Fatture Cartacee

 

La conservazione di fatture elettroniche è innanzitutto una procedura informatica che permette di conferire nel tempo valore legale a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.

Questo vuol dire che non possiamo più limitarci solo a stampare le fatture e conservarle in un faldone.

Anche perchè il codice civile stabilisce un principio generale sulla conservazione delle scritture contabili secondo il quale le lettere, la corrispondenza commerciale, i telegrammi e le fatture devono essere conservati per 10 anni dalla data della loro ultima registrazione.

E’ stata creata allora una specifica procedura da eseguire, prevista dalla legge, per una valida conservazione delle fatture elettroniche : vediamo come funziona.

Innanzitutto c’è da sottolineare che esistono due elementi fondamentali : la firma digitale e la marca temporale.

La “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento rendendolo non più modificabile; mentre la “marca temporale” rende certa la data e l’ora di creazione.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per questo processo in tutte le sue fasi.

La Conservazione di Fatture Elettroniche a Norma risulterà allora  facile e veloce!

 

Arcadoc permette quindi di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

Questo processo permette infatti:

  • consente in primis di eliminare i costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
  • riduce sensibilmente il rischio di distruzione, corruzione o perdita delle fatture;
  • abbatte anche i tempi per la ricerca e la consultazione della documentazione.

…ed Arcadoc li centra tutti.

Inoltre Arcadoc  viene costantemente aggiornato per la rispondenza alla normativa vigente.

Con Arcadoc tutto è in ordine e non perdi il filo.

 

Per Maggiori informazioni:

 

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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    Il tuo nome (richiesto)

    Ragione Sociale

    La tua email (richiesto)

    Telefono

    Tipo di Installazione

    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

    Il tuo messaggio

    Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

    Dimostra di essere umano selezionando camion.

     

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    Archivio Digitale

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    Archivio Digitale

    Come è ormai noto, soprattutto a titolari delle aziende, possedere un archivio digitale ha conosciuto un importante accelerazione ultimamente.

    Ma cosa significa archiviazione dei documenti e perchè è importante soprattutto nelle aziende?

    L’archiviazione digitale consiste nella memorizzazione digitalizzata di qualsiasi documento proveniente dal ciclo attivo e passivo di un’azienda, attraverso l’installazione di un software.

    Tra i vantaggi primari troviamo innanzitutto la facilità organizzativa dei file, che permetterà all’azienda di risparmiare spazi e carta oltre al tempo sia nella fase di archiviazione che in quella di consultazione.

    Oltre a questi vantaggi di rilevante importanze avremo anche uno scambio di informazioni tra tutti i collaboratori facilitato, quindi i risultati permettono di semplificare il lavoro e aumentare la produttività.

    Un software di archiviazione dei documenti digitale, come suggerisce il nome, è un applicativo informatico indispensabile per la gestione efficiente e organizzata della documentazione di una qualsiasi attività.

    La creazione di un archivio digitale è inutile senza un software che lo gestisca in maniera efficiente.

    Arcadoc mette in salvo i vostri documenti ed è semplice da usare.

    Questo software appartiene alla categoria di prodotto dei software DMS “Document Management System” in italiano sistema di gestione documentale.

    Ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento, permettendo l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno.

    Inoltre attraverso il suo processo di archiviazione dei documenti digitale aumenta al tempo stesso la sicurezza degli archivi documentali e consente quindi di definire e gestire le autorizzazioni concesse a ogni utente

     

    Arcadoc rende i processi aziendali ancor più rapidi da gestire.

     

     

    Per Maggiori informazioni:                                                                     

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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    Come Gestire i Documenti con il Protocollo Informatico

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    Come Gestire i Documenti con il Protocollo Informatico

    Il protocollo informatico è essenziale per la gestione documentale e per il controllo del flusso di informazioni all’interno di un’organizzazione. In pratica, il protocollo informatico fornisce un sistema di classificazione e identificazione dei documenti, definisce le modalità di trasmissione dei documenti e stabilisce le regole per la loro gestione e conservazione a lungo termine.

    Il protocollo informatico può essere utilizzato per gestire una vasta gamma di informazioni e documenti, come ad esempio contratti, relazioni, rapporti, documenti contabili, e-mail e altri documenti aziendali. La sua adozione permette di standardizzare i processi di gestione documentale e migliorare l’efficienza dell’organizzazione, riducendo i costi associati alla gestione dei documenti cartacei.

    Inoltre, il protocollo informatico può garantire la sicurezza dei dati e proteggere l’organizzazione da eventuali perdite di informazioni sensibili. Ciò può essere raggiunto tramite la definizione di regole per l’accesso ai documenti e per la conservazione sicura dei dati, anche per garantire la conformità alle normative vigenti sulla privacy e la protezione dei dati personali.

    Con Arcadoc il protocollo informatico diventa uno strumento di efficienza.

    Questo modulo quindi permette:

    • la gestione del protocollo informatico per i documenti cartacei ed elettronici sia in ingresso che in uscita
    • la ricerca e la consultazione in maniera rapida e semplice dei documenti protocollati e anche delle informazioni immesse in fase di registrazione di protocollo
    • il controllo degli accessi e delle attività svolte dagli utenti su qualunque documento
    • la stampa o la memorizzazione del giornale di protocollo
    • l’annullamento di una registrazione di protocollo secondo quanto contenuto nel D.P.R. 445/2000, garantendo la conservazione permanente dei dati annullati
    • il collegamento e il raggruppamento di uno o più documenti
    • la configurazione di una o più AOO Aree Organizzative Omogenee con i relativi template di generazione di protocollo informatico
    • lo smistamento automatico dei documenti a seconda della tipologia

    Il protocollo informatico è essenziale per la gestione documentale

    Quindi riassumendo il modulo è conforme alla normativa vigente, ha un’interfaccia semplice e intuitiva è sempre disponibile su qualsiasi dispositivo e personalizzabile.

    Da non sottovalutare che con l’eliminazione del cartaceo si abbattono i costi aziendali e non di poco conto la possibilità di deterioramento dei dati sensibili.

    Per Maggiori informazioni:

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