Il Sistema di Workflow con Arcadoc

da

Il Sistema di Workflow con Arcadoc

Cos’è il Workflow Documentale Digitale? Il workflow documentale digitale è un sistema che automatizza e controlla il flusso dei documenti all’interno di un’organizzazione. Si basa sull’utilizzo di software specializzati che permettono di creare, revisionare, approvare, distribuire e archiviare i documenti in formato elettronico. Questo tipo di sistema sostituisce i tradizionali flussi documentali basati su carta e semplifica i processi aziendali, riducendo tempi e costi.

I vantaggi del Workflow Documentale Digitale:

Maggiore efficienza operativa: Il workflow documentale digitale elimina i processi manuali e riduce la necessità di spostarsi fisicamente con documenti cartacei. Questo permette un notevole risparmio di tempo, semplifica le attività quotidiane e consente una maggiore produttività. I documenti possono essere facilmente condivisi, modificati e approvati in modo collaborativo, riducendo i ritardi e gli errori.
Migliore tracciabilità: Il sistema di workflow documentale digitale offre una visione chiara e dettagliata dello stato di avanzamento dei documenti. È possibile identificare rapidamente chi è responsabile di una specifica fase del processo e monitorare i tempi di elaborazione. Ciò garantisce una maggiore tracciabilità e responsabilità all’interno dell’organizzazione.
Maggiore sicurezza e controllo: Il workflow documentale digitale consente di impostare regole di accesso e controllo sui documenti. Solo le persone autorizzate possono visualizzare, modificare o approvare i documenti, riducendo il rischio di accessi non autorizzati o modifiche indesiderate. Inoltre, i documenti sono archiviati in modo sicuro e possono essere facilmente recuperati in caso di necessità.

Riassumiamo in maniera schematica e semplice tutte le qualità principali del Workflow Documentale Digitale di Arcadoc:

Facile da usare
Editor visuale processi
Automazione processi
Gestione stato di avanzamento lavori

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, workflow documentale, gestione documentale workflow, gestione workflow documentale, workflow documentale software, esempio di workflow documentale, workflow gestione documentale, workflow documentali

Conservazione a Norma contro gli Archivi Digitali

da

Conservazione a Norma contro gli Archivi Digitali

La conservazione a norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la validità legale a un documento informatico, rendendolo giuridicamente valido come il documento cartaceo.

La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

Ma quali documenti vanno conservati a norma?

Questo processo è obbligatorio per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata, che da legge deve essere conservata per almeno 10 anni.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti,

ogni documento viene bloccato attraverso la firma digitale e la marca temporale.

La firma digitale permette la conservazione del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile

La marca temporale invece rende certa la data e l’ora di creazione.

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei apportando diversi vantaggi:

l’utilizzo della carta si riduce, di conseguenza vengono ridotti anche i consumi
riduce i costi di archiviazione e di ricerca dei documenti
il rischio di deterioramento del documento viene meno e quindi dei dati sensibili
mantiene inalterato il valore probatorio sia ai fini legali che fiscali
conforme alla normativa vigente, in continuo aggiornamento
personalizzabile
sempre disponibile

Il processo con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

In un’azienda sia di piccole che medie che grandi dimensioni avere un software che gestisce tutti i documenti è uno dei più grandi vantaggi che aiuta a rendere smart il lavoro di tutti i giorni.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

Come gestire il “ciclo di vita” di ogni documento

da

Come gestire il “ciclo di vita” di ogni documento

Come gestire il ciclo di vita di ogni documento? Il Workflow documentale ti da questa possibilità rendendo il lavoro più efficiente.

Un documento può essere quindi acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato ottimizzando tutti i processi.

Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di Workflow Documentale

Arcadoc diventa la soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali.

Cosa significa per Arcadoc “ottimizzare i processi”?

Ottimizzare i costi, ottimizzare il tempo, innalzare il livello di sicurezza degli accessi alle informazioni, diminuire il rischio di errori e smarrimenti permettendo di aumentare i profitti dell’azienda.

Quali sono i punti di forza del Workflow documentale di Arcadoc?

Facile da usare: ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento.
Editor visuale processi: è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.
Automazione processi: i documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.
Gestione stato di avanzamento lavori: facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori

La gestione del Workflow non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc.

Arcadoc permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

workflow documentale, gestione documentale workflow, gestione documentale, workflow documentale software, esempio di workflow documentale, gestione documentale, workflow documentali

I flussi di lavoro con Arcadoc

da

I flussi di lavoro con Arcadoc

La gestione del flusso di lavoro non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc

Un workflow, tradotto lettarlmente in italiano “flusso di lavoro”, consiste nella segmentazione di un processo in tante micro-attività, dette task, che si svolgono una di conseguenza all’altra.

Un Workflow documentale aiuta le aziende ad aver maggior consapevolezza riguardo al proprio operato, le mette nelle condizioni di migliorare la qualità dei prodotti/servizi e anche di facilitare il processo decisionale e di pianificazione strategica.

Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di flusso di lavoro .

I documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.

Con l’editor visuale è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

Quali sono i vantaggi del workflow documentale?

Completa automazione dei processi documentali aziendali
Controllo dello stato di avanzamento delle lavorazioni e dei tempi di evasione
Ottimizzazione dei processi aziendali e quindi efficienza
Minimizzazione degli errori e dei ritardi

Con Arcadoc abbiamo ulteriori vantaggi:

Facile da usare
Editor visuale processi

Vantaggi non di poco conto nella frenetica quotidianeità lavorativa.

Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Workflow, Workflow documentale, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Quali sono i vantaggi del workflow dicumentale, Gestione documentale, gestione elettronica dei documenti, a cosa serve la gestione documentale nelle documenti, come gestire i documenti nelle aziende, arcadoc

Aumentare la produttività con Arcadoc

da

Aumentare la produttività con Arcadoc

Gestione flussi di lavoro aziendale

“La gestione documentale è un processo informatico dei documenti, processo che può essere suddiviso in 3 fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma”.

Ma cosa intendiamo nello specifico?

Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza, poichè all’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire. La gestione documentale diventa quindi un aspetto fondamentale per il successo di qualsiasi azienda soprattutto quindi se consideriamo l’aumento esponenziale dei dati e delle normative sulla privacy.

Arcadoc permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

Il software di Arcadoc è stato sviluppato dai professionisti di Aeffegroup per soddisfare le esigenze delle piccole, medie e grandi imprese. L’obiettivo è quello di rendere utilizzabili nell’immediato le informazioni e i documenti necessari a svolgere il lavoro quotidiano e di avere un controllo più minuzioso dell’accesso da parte dei collaboratori a queste informazioni aziendali.

Attraverso la gestione elettronica dei documenti possiamo ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

La gestione documentale di Arcadoc permette di ordinare, conservare e rendere direttamente disponibile qualunque tipo di documento. Arcadoc facilita la digitalizzazione dei documenti e quindi consente di classificare, conservare e reperire in maniera molto più facile i documenti così inseriti all’interno dell’archivio gestito dal software.

Gestire i documenti per migliorare la produttività

Una corretta gestione documentale consente di eliminare il disordine, ridurre la dipendenza dai documenti cartacei e migliorare la collaborazione all’interno dell’organizzazione. Attraverso questa gestione documentale è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica. Ogni utente con diritti di modifica di Arcadoc può specificare i permessi di accesso ai contenuti sia a livello utente, sia a livello di gruppo o struttura. A fronte di una modifica dei permessi (smistamento) è possibile inviare una notifica mail agli utenti coinvolti .

In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.

Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività. Inoltre la gestione documentale in Arcadoc ha un’ interfaccia grafica semplice ed intuitiva che ti smartizza ancora di più il lavoro.

Riassumendo le caratteristiche principali della gestione documentale con Arcadoc

Facile da usare
Utilizzabile ovunque via web e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine.
Struttura gerarchica dei permessi di accesso
Gestione delle contese su modifiche simultanee
Sicurezza ed integrità dei dati e dei contenuti garantita
Personalizzabile

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione documentale, Gestione dei documenti, Arcadoc e la completa gestione documentale, Workflow, Workflow documentale, Gestione flussi di lavoro aziendale, Soluzione gestione documentale, Documenti elettronici, Consultazione documenti, Software per documenti, Arcadoc

Gestire documenti in Cloud

da

La gestione dei documenti in cloud risulta una gestione ancora più efficiente.

Arcadoc, il software sviluppato da Aeffegroup, è un software di gestione documentale disponibile anche su piattaforma cloud. Permette una rapida gestione del flusso di lavoro aziendale e si adatta facilmente alle esigenze sia delle grandi sia delle piccole organizzazioni. Arcadoc in versione Cloud è accessibile e disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è quindi un esempio reale di Software as a Service (SaaS). Il Data Center Arcadoc è stato progettato e realizzato adottando innovative tecnologie atte a garantire agli utenti il più elevato livello di servizio.

Il Software as a Service (SaaS) è “un insieme di mezzi, servizi e competenze che consente alle aziende di esternalizzare completamente alcuni aspetti del loro sistema informativo e sostituirlo con un costo di funzionamento piuttosto che con un investimento vero e proprio.”

Arcadoc SaaS presenta determinati vantaggi quali:

possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati
accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto nel mondo
sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
conservazione a norma, sulla fatturazione elettronica e sul protocollo informatico
azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc in quanto gestito direttamente da Arcadoc
sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo
protezione sicura degli accessi attraverso la tecnologia di crittografia ssl

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

software gestione documentale in Cloud, software gestione documentale e archiviazione Cloud, Gestione documentale Cloud, Gestione dei processi, Arcadoc software gestione documentale, gestione Documentale in Cloud, Pec Manager in Cloud, Workflow Documentale, Software Workflow Documentale

Protocollo Informatico e Workflow Documentale

da

Protocollo Informatico e Workflow Documentale

Il workflow documentale e il protocollo informatico rappresentano due elementi chiave per garantire un’efficiente gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione. L’adozione di un workflow documentale strutturato e la messa in atto di un protocollo informatico adeguato consentono di ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare la tracciabilità dei documenti e garantire la conformità alle normative.

Perchè sono così importanti all’interno di una organizzazione

Il workflow documentale rappresenta il processo che guida la gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione, mentre il protocollo informatico stabilisce le regole e le procedure per l’archiviazione, la classificazione e la conservazione dei documenti. Un’efficace combinazione di workflow documentale e protocollo informatico permette di ottimizzare la gestione dei documenti, garantendo un flusso di lavoro strutturato, una tracciabilità accurata e una conformità alle norme di archiviazione.

I vantaggi

In primo luogo, consentono di migliorare l’efficienza dei flussi di lavoro, riducendo i tempi di elaborazione dei documenti.

Grazie alla definizione di un processo strutturato e alla tracciabilità dei documenti, è possibile individuare eventuali ostacoli e intervenire tempestivamente per garantire una gestione rapida ed efficace.

Inoltre, il protocollo informatico assicura una corretta classificazione e archiviazione dei documenti, semplificando la loro ricerca e recuperabilità. Ciò favorisce una maggiore produttività e una migliore collaborazione tra i membri del team.

Un altro vantaggio significativo è la conformità alle normative. Grazie alla corretta applicazione del protocollo informatico, le aziende possono garantire la sicurezza e la riservatezza dei documenti, nonché rispettare gli obblighi normativi in termini di conservazione dei documenti.

È consigliabile adottare un software di gestione documentale che supporti sia il workflow documentale che il protocollo informatico. Questi strumenti permettono di automatizzare i flussi di lavoro, assegnare compiti, monitorare lo stato dei documenti e garantire la corretta applicazione del protocollo informatico.

Arcadoc mette in salvo i vostri documenti ed è facile da usare

Arcadoc, il software sviluppato da Aeffegroup, rispecchia queste esigenze.

I documenti inseriti nel sistema seguiranno i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente. Questo consente una completa automazione dei processi documentali aziendali, controlla lo stato di avanzamento delle lavorazioni, i tempi di evasione e ottimizza i processi aziendali e quindi l’efficienza, minimizzando gli errori e i ritardi.

Articoli