Molteplici funzioni, sicuro e facile da utilizzare

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• può essere utilizzato per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) secondo l’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti.
3. la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

Per Maggiori informazioni

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Molteplici funzionalità, in sicurezza e facilità di utilizzo

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• si può utilizzare per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) sulla base dell’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata e quindi l’abbattimento dei costi.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, nel rispetto delle norme vigenti.
3. la flessibilità delle soluzioni, modificabili anche nel corso dell’anno sulla base della quantità di dati ed esigenze aziendali.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

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Molteplici funzioni, sicuro e facile da utilizzare

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• può essere utilizzato per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) secondo l’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti.
3. la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

Per Maggiori informazioni

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Arcadoc è sicuro, di facile utilizzo e completo nelle sue funzioni. Oltre che essere un software di gestione documentale in Arcadoc è incluso il software protocollo informatico.

Grazie al Modulo Base, che comprende quindi la Gestione Documentale il Protocollo Informatico, Arcadoc permette di acquisire documenti, anche scansionati. Tutti i documenti elettronici di qualsiasi tipo possono quindi essere classificati tramite protocollazione, archiviazione documentale e gestione dei documenti e dei fascicoli elettronici.

Protocollare per via informatica i documenti

Il protocollo informatico dal punto di vista legislativo riguarda “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”. Quindi esso significa gestire in modo più efficiente tutte le risorse e strumenti tecnologici utili a realizzare un sistema automatico per la gestione documenti elettronici, quale il software protocollo informatico Arcadoc. 

Ogni sistema di protocollo informatico deve rispettare indicazioni specifiche e puntuali riportate nel Testo Unico in materia di documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, nº 445). Tra le regolamentazioni viene anche individuata la figura del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. 

Un software protocollo informatico, oltre le funzioni della gestione documentale, rispetto al protocollo cartaceo, permette molte altre funzionalità. Tra queste vi sono l’assegnazione, ricerca, identificazione dell’ufficio specifico che lavora e gestisce il documento in modo rapido e semplice. C’è inoltre la possibilità di accludere il fascicolo virtuale e sono comprese tutte le funzioni di scambio delle informazioni tra vari utenti pre-impostati appartenenti a uno o più uffici.

I vantaggi del protocollo informatico rispetto al protocollo cartaceo

Tramite il protocollo cartaceo si può sapere quando un documento è stato inviato, quando è arrivato, mittente e destinatario. Il protocollo informatico tramite il software protocollo informatico Arcadoc, permette molte più funzioni avanzate utili nella gestione del lavoro sui documenti. Tra le funzioni vi sono infatti non solo quelle legate all’oggetto, ma anche la possibilità di rielaborare un report estrapolando determinati dati. Tra questi dati per esempio, vi sono le informazioni utili ad analizzare il tempo che passa tra la registrazione e la classificazione, gli eventuali processi in ritardo, quanti sono gli atti elaborati dai singoli elementi dell’unità/ ufficio. Tutti questi dati sono utili a un’ottimizzazione e migliore gestione dei tempi e carichi di lavoro.

Si specifica che protocollare un documento non è semplicemente segnare un numero progressivo sul documento elettronico e il suo eventuale corrispondente cartaceo, ma significa attuare un procedimento amministrativo. Grazie al software protocollo informatico si protocollano tutti i documenti che hanno un contenuto di procedimento e quindi si tratta di una funzione diffusa.

Infine, il software documentale e il software protocollo informatico Arcadoc è disponibile sia in versione cloud che on premise ed è disponibile anche su dispositivo mobile.

Per maggiori informazioni su Arcadoc e il protocollo informatico

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Arcadoc la soluzione per gestire i documenti aziendali

Un software documentale, precisamente è un sistema di gestione documentale, in inglese Electronic Document Management System (EDMS), il quale permette alle aziende di gestire, organizzare, archiviare tutti i file.

Arcadoc è un software documentale, sicuro, di facile utilizzo e completo nelle sue funzioni. Infatti, esso permette la gestione documentale. Cosa è la gestione documentale? Essa riguarda l’organizzazione e gestione dei documenti sia per documenti acquisiti con scanner, sia per documenti prodotti elettronicamente. Inoltre per quanto riguarda i documenti acquisiti con scanner, Arcadoc consente di effettuare operazioni di acquisizione massiva e puntuale di documenti. Viene apposta l’etichetta adesiva sulla prima pagina dei documenti cartacei con la corrispondenza del codice elettronico del relativo documento archiviato.

Software gestione documentale: Arcadoc

Le funzioni comprendono quindi la gestione del ciclo di vita dei documenti, che va dalla creazione o acquisizione con relativo codice per protocollazione a norma, fino all’archiviazione e conservazione a norma (sostituendo i documenti cartacei, nel rispetto delle normative vigenti). Inoltre, Arcadoc permette di gestire anche gli aspetti relativi alla visualizzazione e gestione dei documenti da parte di utenti preimpostati.

In modo specifico, questo software gestione documentale è un prodotto multi – aziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti). Infatti gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) seguendo l’organigramma configurato.

I vantaggi di Arcadoc, software documentale, sono molteplici. Primo, la riduzione dei volumi di carta stampata. Secondo, la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, con la conseguente riduzione dei costi di gestione. Terzo, la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso e quindi la consultazione dei documenti.

I moduli del software gestione documentale Arcadoc, adatti a ogni esigenza

Arcadoc, dispone di cinque moduli. Questi sono i seguenti:

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

Innanzitutto specifichiamo che il modulo base è indispensabile per il funzionamento degli altri moduli del software documentale.

Però è anche possibile aggiungere servizi opzionali di Assistenza dedicata al Cliente, tra cui la stesura del manuale della Conservazione e l’Assistenza tecnica avanzata per l’utilizzo del software documentale per la vostra azienda.

Il software documentale è disponibile sia in versione cloud che on premise ed è disponibile anche su dispositivo mobile.

-Gestione Documentale e Protocollo Informatico

Grazie al modulo base, che comprende quindi la Gestione Documentale il Protocollo Informatico, Arcadoc permette di acquisire documenti, anche scansionati. Tutti i documenti elettronici di qualsiasi tipo possono quindi essere classificati tramite protocollazione, archiviazione documentale e gestione dei documenti e dei fascicoli elettronici. 

-PEC Manager

La gestione dei messaggi di posta elettronica certificata permette di archiviare, protocollare e distribuire in azienda i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e i messaggi di posta elettronica ordinaria (PEO).

Il modulo PEC Manager del software documentale Arcadoc permette di gestire centralmente, in un’unica applicazione aziendale, più caselle di PEC e PEO, configurando per ogni casella gli utenti che vi possono accedere e i relativi permessi.

-Workflow e Conservazione a Norma

Il Workflow del software documentale Arcadoc permette di trasporre i processi aziendali su di un flusso informatico, migliorando quindi l’organizzazione del lavoro. Il Workflow consente infatti di legare le attività che compongono i processi aziendali a determinate logiche. Le aziende che usano questo modulo possono inoltre effettuare collegamenti a documenti e definire le operazioni da svolgere su di essi, oltre che fissare come e quando ogni utente che fa parte di un processo è chiamato ad eseguirle.

La Conservazione a Norma, un tempo chiamata Conservazione sostitutiva, è una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento digitale. La conservazione a norma equipara quindi, sotto certe condizioni, i documenti elettronici a quelli cartacei, consentendone l’opponibilità a terzi in sede giuridica. La Conservazione a Norma nel software gestione documentale  permette infine di eliminare gli originali cartacei rispettando la normativa in vigore.

Per Maggiori informazioni sul nostro software gestione documentale

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Il software di gestione e archiviazione documentale rappresenta uno strumento essenziale per le aziende che desiderano ottimizzare l’organizzazione, la ricerca e la sicurezza dei propri documenti. Grazie alle sue funzionalità avanzate, questo tipo di software consente di gestire in modo efficiente il ciclo di vita dei documenti, semplificando i flussi di lavoro, migliorando la collaborazione e garantendo una maggiore sicurezza dei dati sensibili.

Un efficace software di gestione e archiviazione documentale consente alle aziende di organizzare e gestire in modo strutturato i propri documenti. Con la crescita esponenziale dei dati aziendali, è fondamentale adottare uno strumento che semplifichi la ricerca, la condivisione e la conservazione dei documenti. Il software di gestione e archiviazione documentale permette di eliminare l’uso di supporti fisici e di organizzare i documenti in modo digitale, migliorando l’accessibilità e la collaborazione tra i membri del team.

La scelta del software di gestione e archiviazione documentale più adatto alle esigenze aziendali è un passo fondamentale.

Arcadoc la soluzione più smart per i tuoi documenti

Noi di Aeffegroup per far fronte a queste esigenze di piccole, medie e grandi aziende abbiamo sviluppato Arcadoc.

L’implementazione di un software di gestione e archiviazione documentale offre numerosi vantaggi alle aziende. In primo luogo, permette di ridurre l’utilizzo di spazio fisico per l’archiviazione dei documenti cartacei, eliminando il rischio di smarrimenti o danneggiamenti. I documenti digitalizzati possono essere facilmente organizzati, cercati e recuperati in pochi clic, consentendo un accesso rapido alle informazioni necessarie.

Arcadoc favorisce la collaborazione tra i membri del team.

Più persone possono accedere, visualizzare e lavorare sui documenti contemporaneamente, facilitando la revisione, l’approvazione e la condivisione delle informazioni. Ciò porta a un miglioramento dei flussi di lavoro e a una maggiore produttività aziendale

Tutti i dati in sicurezza

Un altro vantaggio importante è la sicurezza dei dati. I software di gestione e archiviazione documentale offrono funzionalità avanzate di crittografia, controllo degli accessi e tracciabilità delle azioni sugli documenti. Ciò garantisce la protezione dei dati sensibili e la conformità alle normative sulla privacy.

Non sottovalutare l’importanza di un software di gestione e archiviazione documentale ben strutturato per garantire l’efficienza e il successo della tua azienda.

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