Il protocollo informatico può essere definito come l’insieme delle procedure informatiche e delle regole che le amministrazioni utilizzano per la gestione documentale tramite un software documentale.
Nello specifico si fa riferimento a tutta la tecnologia necessaria per realizzare un sistema automatico per la gestione dei documenti ovvero ad un software di protocollo informatico.

Il Responsabile del servizio si occupa quindi della coordinazione di tali procedure e tecnologie. Tutto ciò viene regolato e documentato nel manuale di gestione del protocollo informatico.

La protocollazione dei documenti mira alla dematerializzazione di tutti i flussi documentali. Questo obiettivo comporta, infatti, numerosi vantaggi.

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Protocollare i documenti significa registrarli in modo univoco, assegnando ad ognuno un codice di identificazione (sia per i documenti in entrata che per quelli in uscita), nel momento dell’inserimento nel sistema gestione documentale Arcadoc .

Software gestione Protocollo informatico

La gestione dei flussi documentali è il processo mediante il quale le aziende organizzano la documentazione ricevuta e prodotta nella propria attività. Tradizionalmente questo prevede l’assegnazione e registrazione di un numero di protocollo, la classificazione e fascicolazione dei documenti stessi affinché possano poi essere recuperati quando occorrono e, comunque, conservati secondo le specifiche del caso. Le regole tecniche per il protocollo informatico (con tale definizione si fa riferimento all’insieme di risorse di elaborazione, apparati, reti di comunicazione e procedure usate dalle organizzazioni per gestire i documenti in maniera digitale) definiscono le modalità operative da seguire per compiere tutte queste attività in modo elettronico.

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