Cos’è il Workflow Documentale Digitale? Il workflow documentale digitale è un sistema che automatizza e controlla il flusso dei documenti all’interno di un’organizzazione. Si basa sull’utilizzo di software specializzati che permettono di creare, revisionare, approvare, distribuire e archiviare i documenti in formato elettronico. Questo tipo di sistema sostituisce i tradizionali flussi documentali basati su carta e semplifica i processi aziendali, riducendo tempi e costi.

I vantaggi del Workflow Documentale Digitale:

1. Maggiore efficienza operativa: Il workflow documentale digitale elimina i processi manuali e riduce la necessità di spostarsi fisicamente con documenti cartacei. Questo permette un notevole risparmio di tempo, semplifica le attività quotidiane e consente una maggiore produttività. I documenti possono essere facilmente condivisi, modificati e approvati in modo collaborativo, riducendo i ritardi e gli errori.
2. Migliore tracciabilità: Il sistema di workflow documentale digitale offre una visione chiara e dettagliata dello stato di avanzamento dei documenti. È possibile identificare rapidamente chi è responsabile di una specifica fase del processo e monitorare i tempi di elaborazione. Ciò garantisce una maggiore tracciabilità e responsabilità all’interno dell’organizzazione.
3. Maggiore sicurezza e controllo: Il workflow documentale digitale consente di impostare regole di accesso e controllo sui documenti. Solo le persone autorizzate possono visualizzare, modificare o approvare i documenti, riducendo il rischio di accessi non autorizzati o modifiche indesiderate. Inoltre, i documenti sono archiviati in modo sicuro e possono essere facilmente recuperati in caso di necessità.

Riassumiamo in maniera schematica e semplice tutte le qualità principali del Workflow Documentale Digitale di Arcadoc:

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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La conservazione a norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la validità legale a un documento informatico, rendendolo giuridicamente valido come il documento cartaceo.

La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

Ma quali documenti vanno conservati a norma?

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Arcadoc è la soluzione per la gestione documentale sicura e semplice e più facile sia per la sua installazione che per il suo utilizzo.

I suoi punti di forza sono:

• SICUREZZA

• Struttura gerarchica dei permessi di accesso
• Gestione priorità di accesso su modifiche simultanee
• Possibilità di autenticazione su Active Directory

• FLESSIBILITA’

• SAAS QUALIFICATO AGID

La soluzione per la gestione documentale trovata con Arcadoc aumenta la sicurezza degli archivi consentendo di definire e gestire le autorizzazioni concesse a ogni utente. Gli amministratori possono dettare le regole per ogni struttura o gruppo dell’azienda. Ogni utente/gestore può definire i livelli di accesso di un documento in modo semplice e rapido

I documenti non devono essere considerati un problema ma una risorsa.

“La creazione di un archivio digitale è inutile senza un software che lo gestisca in maniera efficiente.”

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La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico

Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo di eliminare la carta.

Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

Conservazione Sostitutiva documenti contabili

Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.-

Arcadoc permette di eliminare la carta

Sono disponibili anche altre funzioni attivando i seguenti moduli:

• Pec Manager (si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita)
• Workflow Documentale (rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici)
• Conservazione a Norma dei documenti (permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge)

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La gestione del flusso di lavoro non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc

Un workflow, tradotto lettarlmente in italiano “flusso di lavoro”, consiste nella segmentazione di un processo in tante micro-attività, dette task, che si svolgono una di conseguenza all’altra.

Un Workflow documentale aiuta le aziende ad aver maggior consapevolezza riguardo al proprio operato, le mette nelle condizioni di migliorare la qualità dei prodotti/servizi e anche di facilitare il processo decisionale e di pianificazione strategica.

Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di flusso di lavoro .

I documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.

Con l’editor visuale è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

Quali sono i vantaggi del workflow documentale?

• Completa automazione dei processi documentali aziendali
• Controllo dello stato di avanzamento delle lavorazioni e dei tempi di evasione
• Ottimizzazione dei processi aziendali e quindi efficienza
• Minimizzazione  degli errori e dei ritardi

Con Arcadoc abbiamo ulteriori vantaggi:

• Facile da usare
• Editor visuale processi

Vantaggi non di poco conto nella frenetica quotidianeità lavorativa.

Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

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Gestione flussi di lavoro aziendale

“La gestione documentale è un processo informatico dei documenti,  processo che può essere suddiviso in 3 fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma”.

Ma cosa intendiamo nello specifico?

Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza, poichè all’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire. La gestione documentale diventa quindi un aspetto fondamentale per il successo di qualsiasi azienda soprattutto quindi se consideriamo l’aumento esponenziale dei dati e delle normative sulla privacy.

Arcadoc permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

Il software di Arcadoc è stato sviluppato dai professionisti di Aeffegroup per soddisfare le esigenze delle piccole, medie e grandi imprese. L’obiettivo è quello di  rendere utilizzabili nell’immediato le informazioni e i documenti necessari a svolgere il lavoro quotidiano e di avere un controllo più minuzioso dell’accesso da parte dei collaboratori a queste informazioni aziendali.

Attraverso la gestione elettronica dei documenti possiamo ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

La gestione documentale di Arcadoc permette di ordinare, conservare e rendere direttamente disponibile qualunque tipo di documento. Arcadoc facilita la digitalizzazione dei documenti e quindi consente di classificare, conservare e reperire in maniera molto più facile i documenti così inseriti all’interno dell’archivio gestito dal software.

Gestire i documenti per migliorare la produttività

Una corretta gestione documentale consente di eliminare il disordine, ridurre la dipendenza dai documenti cartacei e migliorare la collaborazione all’interno dell’organizzazione. Attraverso questa gestione documentale è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica. Ogni utente con diritti di modifica di Arcadoc può specificare i permessi di accesso ai contenuti sia a livello utente, sia a livello di gruppo o struttura. A fronte di una modifica dei permessi (smistamento) è possibile inviare una notifica mail agli utenti coinvolti .

In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.

Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività. Inoltre la gestione documentale in Arcadoc ha un’ interfaccia grafica semplice ed intuitiva che ti smartizza ancora di più il lavoro.

Riassumendo le caratteristiche principali della gestione documentale con Arcadoc

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Molteplici funzioni, sicuro e facile da utilizzare

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• può essere utilizzato per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) secondo l’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti.
3. la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

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Molteplici funzionalità, in sicurezza e facilità di utilizzo

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• si può utilizzare per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) sulla base dell’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata e quindi l’abbattimento dei costi.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, nel rispetto delle norme vigenti.
3. la flessibilità delle soluzioni, modificabili anche nel corso dell’anno sulla base della quantità di dati ed esigenze aziendali.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

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L'articolo Software documentale gestione documenti proviene da Arcadoc - Conservazione a norma - Conservazione pec.

Molteplici funzioni, sicuro e facile da utilizzare

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• può essere utilizzato per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) secondo l’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti.
3. la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

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