Il protocollo informatico è essenziale per la gestione documentale e per il controllo del flusso di informazioni all’interno di un’organizzazione. In pratica, il protocollo informatico fornisce un sistema di classificazione e identificazione dei documenti, definisce le modalità di trasmissione dei documenti e stabilisce le regole per la loro gestione e conservazione a lungo termine.

Il protocollo informatico può essere utilizzato per gestire una vasta gamma di informazioni e documenti, come ad esempio contratti, relazioni, rapporti, documenti contabili, e-mail e altri documenti aziendali. La sua adozione permette di standardizzare i processi di gestione documentale e migliorare l’efficienza dell’organizzazione, riducendo i costi associati alla gestione dei documenti cartacei.

Inoltre, il protocollo informatico può garantire la sicurezza dei dati e proteggere l’organizzazione da eventuali perdite di informazioni sensibili. Ciò può essere raggiunto tramite la definizione di regole per l’accesso ai documenti e per la conservazione sicura dei dati, anche per garantire la conformità alle normative vigenti sulla privacy e la protezione dei dati personali.

Con Arcadoc il protocollo informatico diventa uno strumento di efficienza.

Questo modulo quindi permette:

• la gestione del protocollo informatico per i documenti cartacei ed elettronici sia in ingresso che in uscita
• la ricerca e la consultazione in maniera rapida e semplice dei documenti protocollati e anche delle informazioni immesse in fase di registrazione di protocollo
• il controllo degli accessi e delle attività svolte dagli utenti su qualunque documento
• la stampa o la memorizzazione del giornale di protocollo
• l’annullamento di una registrazione di protocollo secondo quanto contenuto nel D.P.R. 445/2000, garantendo la conservazione permanente dei dati annullati
• il collegamento e il raggruppamento di uno o più documenti
• la configurazione di una o più AOO Aree Organizzative Omogenee con i relativi template di generazione di protocollo informatico
• lo smistamento automatico dei documenti a seconda della tipologia

Il protocollo informatico è essenziale per la gestione documentale

Quindi riassumendo il modulo è conforme alla normativa vigente, ha un’interfaccia semplice e intuitiva è sempre disponibile su qualsiasi dispositivo e personalizzabile.

Da non sottovalutare che con l’eliminazione del cartaceo si abbattono i costi aziendali e non di poco conto la possibilità di deterioramento dei dati sensibili.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Il protocollo informatico può essere definito come l’insieme delle procedure informatiche e delle regole che le amministrazioni utilizzano per la gestione documentale.
Nello specifico si fa riferimento a tutta la tecnologia necessaria per realizzare un sistema automatico per la gestione dei documenti ovvero ad un software.

Arcadoc è un software di protocollo informatico

Permette di archiviare e classificare al meglio e in modo sicuro i documenti aziendali. Il software crea infatti un archivio digitale di facile utilizzo e intuitivo nell’interfaccia. 

Grazie al modulo base Gestione Documentale il software protocollo informatico Arcadoc, permette di acquisire documenti tramite scanner per lotti. Tutti i documenti elettronici di qualsiasi tipo possono quindi essere classificati tramite protocollazione, archiviazione e gestione dei fascicoli elettronici. In più è possibile integrare in più tutte le informazioni dal browser web. Il software è disponibile sia in versione cloud che on premise ed è disponibile anche su dispositivo mobile.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
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Molteplici funzionalità, in sicurezza e facilità di utilizzo

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• si può utilizzare per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) sulla base dell’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata e quindi l’abbattimento dei costi.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, nel rispetto delle norme vigenti.
3. la flessibilità delle soluzioni, modificabili anche nel corso dell’anno sulla base della quantità di dati ed esigenze aziendali.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

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Molteplici funzioni, sicuro e facile da utilizzare

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• può essere utilizzato per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) secondo l’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti.
3. la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

Per Maggiori informazioni

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
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Arcadoc la soluzione per gestire i documenti aziendali

Un software documentale, precisamente è un sistema di gestione documentale, in inglese Electronic Document Management System (EDMS), il quale permette alle aziende di gestire, organizzare, archiviare tutti i file.

Arcadoc è un software documentale, sicuro, di facile utilizzo e completo nelle sue funzioni. Infatti, esso permette la gestione documentale. Cosa è la gestione documentale? Essa riguarda l’organizzazione e gestione dei documenti sia per documenti acquisiti con scanner, sia per documenti prodotti elettronicamente. Inoltre per quanto riguarda i documenti acquisiti con scanner, Arcadoc consente di effettuare operazioni di acquisizione massiva e puntuale di documenti. Viene apposta l’etichetta adesiva sulla prima pagina dei documenti cartacei con la corrispondenza del codice elettronico del relativo documento archiviato.

Software gestione documentale: Arcadoc

Le funzioni comprendono quindi la gestione del ciclo di vita dei documenti, che va dalla creazione o acquisizione con relativo codice per protocollazione a norma, fino all’archiviazione e conservazione a norma (sostituendo i documenti cartacei, nel rispetto delle normative vigenti). Inoltre, Arcadoc permette di gestire anche gli aspetti relativi alla visualizzazione e gestione dei documenti da parte di utenti preimpostati.

In modo specifico, questo software gestione documentale è un prodotto multi – aziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti). Infatti gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) seguendo l’organigramma configurato.

I vantaggi di Arcadoc, software documentale, sono molteplici. Primo, la riduzione dei volumi di carta stampata. Secondo, la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, con la conseguente riduzione dei costi di gestione. Terzo, la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso e quindi la consultazione dei documenti.

I moduli del software gestione documentale Arcadoc, adatti a ogni esigenza

Arcadoc, dispone di cinque moduli. Questi sono i seguenti:

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

Innanzitutto specifichiamo che il modulo base è indispensabile per il funzionamento degli altri moduli del software documentale.

Però è anche possibile aggiungere servizi opzionali di Assistenza dedicata al Cliente, tra cui la stesura del manuale della Conservazione e l’Assistenza tecnica avanzata per l’utilizzo del software documentale per la vostra azienda.

Il software documentale è disponibile sia in versione cloud che on premise ed è disponibile anche su dispositivo mobile.

-Gestione Documentale e Protocollo Informatico

Grazie al modulo base, che comprende quindi la Gestione Documentale il Protocollo Informatico, Arcadoc permette di acquisire documenti, anche scansionati. Tutti i documenti elettronici di qualsiasi tipo possono quindi essere classificati tramite protocollazione, archiviazione documentale e gestione dei documenti e dei fascicoli elettronici. 

-PEC Manager

La gestione dei messaggi di posta elettronica certificata permette di archiviare, protocollare e distribuire in azienda i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e i messaggi di posta elettronica ordinaria (PEO).

Il modulo PEC Manager del software documentale Arcadoc permette di gestire centralmente, in un’unica applicazione aziendale, più caselle di PEC e PEO, configurando per ogni casella gli utenti che vi possono accedere e i relativi permessi.

-Workflow e Conservazione a Norma

Il Workflow del software documentale Arcadoc permette di trasporre i processi aziendali su di un flusso informatico, migliorando quindi l’organizzazione del lavoro. Il Workflow consente infatti di legare le attività che compongono i processi aziendali a determinate logiche. Le aziende che usano questo modulo possono inoltre effettuare collegamenti a documenti e definire le operazioni da svolgere su di essi, oltre che fissare come e quando ogni utente che fa parte di un processo è chiamato ad eseguirle.

La Conservazione a Norma, un tempo chiamata Conservazione sostitutiva, è una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento digitale. La conservazione a norma equipara quindi, sotto certe condizioni, i documenti elettronici a quelli cartacei, consentendone l’opponibilità a terzi in sede giuridica. La Conservazione a Norma nel software gestione documentale  permette infine di eliminare gli originali cartacei rispettando la normativa in vigore.

Per Maggiori informazioni sul nostro software gestione documentale

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Il protocollo informatico può essere definito come l’insieme delle procedure informatiche e delle regole che le amministrazioni utilizzano per la gestione documentale tramite un software documentale.
Nello specifico si fa riferimento a tutta la tecnologia necessaria per realizzare un sistema automatico per la gestione dei documenti ovvero ad un software di protocollo informatico.

Il Responsabile del servizio si occupa quindi della coordinazione di tali procedure e tecnologie. Tutto ciò viene regolato e documentato nel manuale di gestione del protocollo informatico.

La protocollazione dei documenti mira alla dematerializzazione di tutti i flussi documentali. Questo obiettivo comporta, infatti, numerosi vantaggi.

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Protocollare i documenti significa registrarli in modo univoco, assegnando ad ognuno un codice di identificazione (sia per i documenti in entrata che per quelli in uscita), nel momento dell’inserimento nel sistema gestione documentale Arcadoc .

Software gestione Protocollo informatico

La gestione dei flussi documentali è il processo mediante il quale le aziende organizzano la documentazione ricevuta e prodotta nella propria attività. Tradizionalmente questo prevede l’assegnazione e registrazione di un numero di protocollo, la classificazione e fascicolazione dei documenti stessi affinché possano poi essere recuperati quando occorrono e, comunque, conservati secondo le specifiche del caso. Le regole tecniche per il protocollo informatico (con tale definizione si fa riferimento all’insieme di risorse di elaborazione, apparati, reti di comunicazione e procedure usate dalle organizzazioni per gestire i documenti in maniera digitale) definiscono le modalità operative da seguire per compiere tutte queste attività in modo elettronico.

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