Qual è la differenza tra archiviare e conservare le fatture elettroniche?

Archiviazione elettronica

L’archiviazione delle fatture elettroniche è un processo informatico che genera una sintesi di tutte le informazioni estraibili dal blocco di fatture passive ed attive, emesse nell’arco di un periodo.

Archiviare fatture elettroniche vuol dire quindi rendere immodificabili i dati delle fatture nell’arco dell’anno, creando una sorta di ”chiusura” per ogni periodo di fatturazione. L’archiviazione delle fatture elettroniche va generata solo al termine del periodo di fatturazione, e per ogni distinta annualità.

Bisogna inoltre procedere all’archiviazione dei file entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Conservazione elettronica

Per conservazione della della fattura si intende la custodia dei documenti fiscali, che si esegue tramite lo stoccaggio e disponibilità delle fatture elettroniche su supporti utili che si conformano alle normative vigenti. L’obiettivo è rendere disponibili in modo immediato e organizzato, la disponibilità delle fratture elettroniche su eventuale richiesta degli organismi di controllo dell’amministrazione finanziaria.

Una fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale, ma con  vantaggi in termini di tempo, spazio e costi. Dall’archiviare fatture elettroniche si passa quindi alla conservazione delle stesse.

Conservare digitalmente i documenti e le fatture elettroniche vuol dire sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento digitale. Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.

La sua conservazione (chiamata in passato sostituzione) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

Arcadoc la soluzione per l’archiviazione e la conservazione delle fatture elettroniche aziendali

Con Arcadoc è possibile gestire archiviare fatture elettroniche e la conservazione delle fatture elettroniche.

Potrai gestire tutto il processo di fatturazione e di conservazione sostitutiva dei documenti in un unico programma gestionale online accessibile da ogni dispositivo e in qualunque momento. Con l’esclusiva procedura guidata puoi archiviare la tua fattura elettronica in meno di un minuto con pochi semplici passaggi.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Con Arcadoc è possibile gestire la conservazione a norma delle fatture elettroniche, delle relative ricevute e di tutta la documentazione aziendale a valore legale in generale.

Potrai gestire tutto il processo di conservazione fatture elettroniche, come anche dei documenti, con un unico programma gestionale online, facile e sicuro, accessibile da ogni dispositivo e in qualunque momento. Grazie al modulo Conservazione a norma e Workflow puoi  infatti archiviare la tua fattura elettronica in meno di un minuto, con pochi semplici passaggi.

Importante sapere che Arcadoc è un SaaS (Software as a Service) qualificato AgID (Agenzia Italia per il Digitale). Pertanto i dati del software sono conservati sul territorio dello Stato italiano.

Cosa significa conservare a norma i documenti e le fatture elettroniche?

La conservazione a norma, chiamata fino a qualche tempo fa conservazione digitale sostitutiva, è un processo che permette di conservare, con regole precise e tramite l’utilizzo di tecnologie avanzate, i documenti in formato digitale. Ne vengono garantite autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti che della conservazione fatture elettroniche.

La validità legale e / o  fiscale del documento e del suo contenuto si garantisce apponendovi sul documento digitale sia la firma digitale che la marca temporale. La marca temporale è una sorta di sigillo che garantisce l’esistenza del documento  in un momento “temporalmente” definito.

La normativa di riferimento della Conservazione a Norma

Il DPCM del 3 dicembre 2013 riporta le norme tecniche che i sistemi di conservazione digitale devono avere affinché sia garantita l’autenticità e integrità dei documenti conservati, quindi affinché i documenti siano conservati a norma. Sono infatti spiegati i modelli organizzativi della conservazione a norma, che può essere gestita da soggetti che producono i documenti o affidata a chi offre adeguate garanzie organizzative e tecnologiche. Tra questi vi sono i soggetti accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID)

In modo specifico, negli articoli 6 e 7 del Decreto del 2013, vengono spiegati i ruoli e le responsabilità del Responsabile della conservazione. Egli produce il documento o la fattura elettronica, ma può delegare il servizio di conservazione a norma affidandola a un soggetto privato, ovvero il Responsabile del servizio di conservazione.

Per Maggiori informazioni sulla conservazione fatture elettroniche 

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Grazie al modulo Conservazione a norma è possibile ottenere un servizio più completo che permette appunto la Conservazione documentale dei file aziendali. Ricordiamo che il modulo Conservazione a norma è un’estensione del modulo base che permette di archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web. Tutte le funzioni di Arcadoc sono disponibili anche su dispositivo mobile.

Arcadoc è un software di conservazione documentale

Arcadoc è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Questo software può essere utilizzato infatti per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

Nello specifico il modulo Conservazione Documentale permette:

• la Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..)  permette di eliminare gli originali cartacei, rispettando la normativa vigente di legge.

•  di rendere i processi aziendali semplici e condivisibili, soddisfacendo quindi tutte le esigenze di piccole, medie e grandi imprese ma anche di Enti Pubblici. Unitamente alla conservazione documentale, la funzione del workflow documentale permette inoltre di associare uno o più documenti, generando così un iter documentale per la gestione dei processi e gestione di questi ultimi.

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Con l’avvento della fatturazione elettronica, le aziende sono passate dalla gestione cartacea dei documenti alla conservazione di fatture elettroniche.

Questa transizione ha portato numerosi vantaggi, come la riduzione dei costi di stampa e spedizione, l’accelerazione dei processi di fatturazione e la diminuzione degli errori umani.

Tuttavia, è fondamentale comprendere che la conservazione di fatture elettroniche richiede una solida strategia di gestione documentale.

La corretta conservazione offre numerosi vantaggi alle aziende.

Innanzitutto, consente di risparmiare spazio fisico, eliminando la necessità di archiviare grandi quantità di documenti cartacei.

Inoltre, la conservazione digitale semplifica la ricerca e il recupero delle fatture, consentendo un accesso rapido alle informazioni e riducendo i tempi di risposta ai clienti.

Inoltre, la gestione documentale elettronica offre un livello superiore di sicurezza. Le soluzioni di conservazione delle fatture elettroniche possono implementare protocolli di sicurezza avanzati, come la crittografia dei dati e la gestione delle autorizzazioni degli utenti, per proteggere le informazioni sensibili da accessi non autorizzati.

La conservazione delle fatture elettroniche è diventata un aspetto cruciale della gestione documentale delle aziende moderne. Le normative legali e l’importanza di un accesso rapido alle informazioni richiedono un approccio strategico e professionale alla gestione documentale. Investire in una solida soluzione e seguire le best practice per l’organizzazione e la protezione dei documenti assicurerà che le aziende siano conformi alle normative, efficienti e protette nell’era digitale in cui operano.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti. Ogni documento “archiviato” attraverso Arcadoc viene inserito in un lotto e “bloccato” attraverso la “firma digitale” e la “marca temporale”. La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile. Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Attraverso la conservazione a norma il documento informatico acquista valore probatorio sia ai fini legali che fiscali ed è opponibile a terzi.

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Nel mondo digitale odierno, le fatture elettroniche sono diventate una pratica comune per le aziende. Ma come possiamo assicurarci di archiviarle e conservarle correttamente?

Innanzitutto i Vantaggi

Prima di addentrarci nella questione dell’archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche, è importante comprendere i vantaggi che offrono rispetto alle tradizionali fatture cartacee.

Le fatture elettroniche riducono l’utilizzo della carta, semplificano i processi di emissione e ricezione, migliorano l’efficienza e consentono una migliore tracciabilità delle transazioni. Inoltre, offrendo un notevole risparmio di tempo e denaro, oltre a promuovere l’ecosostenibilità aziendale.

Una buona organizzazione e indicizzazione delle fatture elettroniche semplifica enormemente la gestione dei documenti aziendali.

Creare una struttura di cartelle o un sistema di archiviazione digitale coerente e intuitivo permette di trovare rapidamente le fatture quando necessario.

L’utilizzo di software di gestione documentale avanzato può automatizzare questo processo, semplificando la ricerca e il recupero delle fatture.

Arcadoc e la Conservazione a Norma

Con i nostri software e le nostre soluzioni, la conservazione dei documenti è facile ed economica.

La conservazione a norma è l’insieme di pratiche, processi e tecnologie utilizzate per garantire la corretta conservazione e l’integrità dei documenti e delle informazioni in formato digitale, rispettando le normative e le leggi vigenti. La conservazione a norma è fondamentale per le organizzazioni che desiderano proteggere i loro documenti digitali da perdite, furti, corruzione o alterazioni, e garantire la loro disponibilità, autenticità e completezza nel lungo termine.

Come Archiviare e Conservare le Fatture Elettroniche

La conservazione a norma prevede l’adozione di tecniche di criptazione e di firme digitali per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali, l’utilizzo di sistemi di backup per prevenire la perdita dei dati, e la definizione di politiche di conservazione in linea con le normative vigenti, come la normativa europea sulla conservazione digitale dei documenti (eIDAS). Inoltre, la conservazione a norma prevede l’utilizzo di strumenti software specializzati, come i sistemi di archiviazione digitale (DAS), che permettono di conservare i documenti digitali in modo sicuro e di garantire la loro disponibilità e recuperabilità nel lungo termine.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti. Ogni documento “archiviato” attraverso Arcadoc viene inserito in un lotto e “bloccato” attraverso la “firma digitale” e la “marca temporale”. La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile. Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Attraverso la conservazione a norma il documento informatico acquista valore probatorio sia ai fini legali che fiscali ed è opponibile a terzi. Inoltre non è deteriorabile, quindi è disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità.

Per Maggiori informazioni:

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L’archiviazione delle fatture elettroniche è diventata una pratica sempre più diffusa per le aziende che desiderano semplificare il processo di gestione dei documenti contabili. In questo contesto, l’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud sta guadagnando sempre più popolarità, offrendo vantaggi significativi in termini di efficienza, sicurezza e conformità legale.

Protocollare i documenti in ingresso ed in uscita della tua azienda è ormai facilissimo.

L’importanza dell’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud

L’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud rappresenta un approccio moderno ed efficiente per la gestione dei documenti contabili. Grazie al cloud, le aziende possono archiviare in modo centralizzato le fatture elettroniche, eliminando la necessità di conservare documenti cartacei o di gestire file digitali su server locali. Ciò semplifica notevolmente la ricerca, l’accesso e il recupero delle fatture, risparmiando tempo e risorse preziose.

Con i nostri software e le nostre soluzioni, la protocollazione dei documenti è facile ed economica.

Vantaggi dell’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud

L’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud offre numerosi vantaggi alle aziende. Innanzitutto, promuove l’efficienza operativa. Le fatture archiviate in cloud possono essere facilmente accessibili da diversi dispositivi e da diverse sedi aziendali, consentendo una gestione centralizzata e condivisa dei documenti contabili. Ciò semplifica la collaborazione tra dipartimenti e riduce la necessità di trasferire manualmente i documenti tra i vari uffici.

Inoltre, l’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud garantisce un alto livello di sicurezza dei dati. Ciò contribuisce a ridurre i rischi di perdita o furto delle fatture, fornendo una solida protezione dei dati aziendali.

Arcadoc e l’Archiviazione Documentale

Arcadoc è il nostro software creato proprio in funzione delle esigenze delle aziende di piccola, media e grande gestione.

Contestualmente alla generazione del protocollo, il sistema permette facilmente di recuperare i documenti oggetto di conservazione, organizzandoli in viste ordinate e fornendo all’utente un’efficiente interfaccia di ricerca; permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web.

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