Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la Conservazione Sostitutiva a Norma. La Conservazione Sostitutiva  è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale per la sua conservazione.

La nomenclatura corretta in realtà infatti è Conservazione Digitale a Norma.

In che cosa consiste?

In un iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale. Ogni documento archiviato con Arcadoc viene quindi  inserito in un  lotto e bloccato con firma digitale e marca temporale per rendere forma e contenuto del documento non più modificabile e rendere certa la data e l’ora di creazione.

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei a fini fiscali e civilistici ovvero permette di eliminare costi di archiviazioni e tempi di ricerca

Il software viene inoltre costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

Con Arcadoc tutto è in ordine e non perdi più il filo.

Quali sono quindi i vantaggi della Conservazione Sostitutiva a Norma?

• Riduce l’utilizzo di carta, costi di archiviazione e tempi di ricerca
• Abbatti i costi operativi
• Conforme normativa vigente
• Limita i rischi di deterioramento dei dati sensibili
• Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
• Sempre disponibile
• Personalizzabile

La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

La conservazione a norma è l’insieme di pratiche, processi e tecnologie utilizzate per garantire la corretta conservazione e l’integrità dei documenti e delle informazioni in formato digitale, rispettando le normative e le leggi vigenti. È fondamentale per le organizzazioni che desiderano proteggere i loro documenti digitali da perdite, furti, corruzione o alterazioni, e garantire la loro disponibilità, autenticità e completezza nel lungo termine.

In particolare, prevede l’adozione di tecniche di criptazione e di firme digitali per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali, l’utilizzo di sistemi di backup per prevenire la perdita dei dati, e la definizione di politiche di conservazione in linea con le normative vigenti, come la normativa europea sulla conservazione digitale dei documenti (eIDAS). Inoltre, prevede l’utilizzo di strumenti software specializzati, come i sistemi di archiviazione digitale (DAS), che permettono di conservare i documenti digitali in modo sicuro e di garantire la loro disponibilità e recuperabilità nel lungo termine.

La conservazione a norma è un’attività strategica per le organizzazioni, che consente di garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti e delle informazioni digitali, rispettare le normative e le leggi vigenti, e semplificare la gestione documentale nel lungo termine

La conservazione a norma equipara, se effettuata sotto certe condizioni, i documenti cartacei a quelli elettronici e permette ad aziende dotate di infrastrutture informatiche di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti. Ogni documento “archiviato” attraverso Arcadoc viene inserito in un lotto e “bloccato” attraverso la “firma digitale” e la “marca temporale”. La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile. Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Così facendo, il documento informatico acquista valore probatorio sia ai fini legali che fiscali ed è opponibile a terzi. Inoltre non è deteriorabile, quindi è disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità.

Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

I vantaggi

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

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