La gestione documentale è un aspetto cruciale per le piccole imprese in quanto consente di organizzare, archiviare e accedere in modo efficiente a tutti i documenti e le informazioni aziendali.

Utilizza un software di gestione documentale

Investi in un software di gestione documentale che soddisfi le esigenze della tua impresa. Ci sono diverse opzioni disponibili sul mercato, alcune delle quali sono specificamente progettate per le piccole imprese. Questi software consentono di archiviare, organizzare e cercare i documenti in modo rapido ed efficiente.

Stabilisci una politica di archiviazione

Definisci una politica chiara per l’archiviazione e la conservazione dei documenti. Specifica i requisiti di conservazione dei documenti, come ad esempio i tempi di archiviazione e le modalità di eliminazione dei documenti obsoleti. Assicurati che tutti i dipendenti siano a conoscenza della politica e che venga seguita in modo coerente.

Imposta controlli di accesso

Proteggi i tuoi documenti sensibili impostando controlli di accesso. Definisci chi può accedere a determinati documenti e stabilisci autorizzazioni e ruoli appropriati per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare i documenti.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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La gestione documentale è un aspetto cruciale per le piccole imprese in quanto consente di organizzare, archiviare e accedere in modo efficiente a tutti i documenti e le informazioni aziendali.

Analizza le tue esigenze

 Valuta i tipi di documenti che la tua impresa deve gestire, come fatture, contratti, report, corrispondenza, ecc. Considera anche la frequenza con cui i documenti devono essere accessibili e la necessità di conformità alle normative di conservazione dei documenti.

Crea una struttura organizzativa

Definisci una struttura di archiviazione logica per i documenti in modo da poterli recuperare facilmente. Puoi organizzare i documenti per categorie, ad esempio per tipo, data o reparto. Assicurati che la struttura sia intuitiva e comprensibile per tutti i dipendenti.

Utilizza il formato digitale

Riduci al minimo l’uso di documenti cartacei e spostati verso il formato digitale. La gestione documentale digitale consente un accesso più rapido e un’archiviazione più efficiente. Puoi scansionare i documenti cartacei e convertirli in formato digitale utilizzando uno scanner o servizi di digitalizzazione dei documenti.

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Molteplici funzionalità, in sicurezza e facilità di utilizzo

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• si può utilizzare per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) sulla base dell’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata e quindi l’abbattimento dei costi.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, nel rispetto delle norme vigenti.
3. la flessibilità delle soluzioni, modificabili anche nel corso dell’anno sulla base della quantità di dati ed esigenze aziendali.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

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Molteplici funzioni, sicuro e facile da utilizzare

• si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
• può essere utilizzato per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
• gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) secondo l’organigramma.
  

1. la riduzione dei volumi di carta stampata.
2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti.
3. la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso.

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

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Arcadoc la soluzione per gestire i documenti aziendali

Un software documentale, precisamente è un sistema di gestione documentale, in inglese Electronic Document Management System (EDMS), il quale permette alle aziende di gestire, organizzare, archiviare tutti i file.

Arcadoc è un software documentale, sicuro, di facile utilizzo e completo nelle sue funzioni. Infatti, esso permette la gestione documentale. Cosa è la gestione documentale? Essa riguarda l’organizzazione e gestione dei documenti sia per documenti acquisiti con scanner, sia per documenti prodotti elettronicamente. Inoltre per quanto riguarda i documenti acquisiti con scanner, Arcadoc consente di effettuare operazioni di acquisizione massiva e puntuale di documenti. Viene apposta l’etichetta adesiva sulla prima pagina dei documenti cartacei con la corrispondenza del codice elettronico del relativo documento archiviato.

Software gestione documentale: Arcadoc

Le funzioni comprendono quindi la gestione del ciclo di vita dei documenti, che va dalla creazione o acquisizione con relativo codice per protocollazione a norma, fino all’archiviazione e conservazione a norma (sostituendo i documenti cartacei, nel rispetto delle normative vigenti). Inoltre, Arcadoc permette di gestire anche gli aspetti relativi alla visualizzazione e gestione dei documenti da parte di utenti preimpostati.

In modo specifico, questo software gestione documentale è un prodotto multi – aziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti). Infatti gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) seguendo l’organigramma configurato.

I vantaggi di Arcadoc, software documentale, sono molteplici. Primo, la riduzione dei volumi di carta stampata. Secondo, la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, con la conseguente riduzione dei costi di gestione. Terzo, la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso e quindi la consultazione dei documenti.

I moduli del software gestione documentale Arcadoc, adatti a ogni esigenza

Arcadoc, dispone di cinque moduli. Questi sono i seguenti:

• Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
• PEC Manager
• Workflow e Conservazione a Norma
• Fatturazione Elettronica
• Firma Digitale Remota

Innanzitutto specifichiamo che il modulo base è indispensabile per il funzionamento degli altri moduli del software documentale.

Però è anche possibile aggiungere servizi opzionali di Assistenza dedicata al Cliente, tra cui la stesura del manuale della Conservazione e l’Assistenza tecnica avanzata per l’utilizzo del software documentale per la vostra azienda.

Il software documentale è disponibile sia in versione cloud che on premise ed è disponibile anche su dispositivo mobile.

-Gestione Documentale e Protocollo Informatico

Grazie al modulo base, che comprende quindi la Gestione Documentale il Protocollo Informatico, Arcadoc permette di acquisire documenti, anche scansionati. Tutti i documenti elettronici di qualsiasi tipo possono quindi essere classificati tramite protocollazione, archiviazione documentale e gestione dei documenti e dei fascicoli elettronici. 

-PEC Manager

La gestione dei messaggi di posta elettronica certificata permette di archiviare, protocollare e distribuire in azienda i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e i messaggi di posta elettronica ordinaria (PEO).

Il modulo PEC Manager del software documentale Arcadoc permette di gestire centralmente, in un’unica applicazione aziendale, più caselle di PEC e PEO, configurando per ogni casella gli utenti che vi possono accedere e i relativi permessi.

-Workflow e Conservazione a Norma

Il Workflow del software documentale Arcadoc permette di trasporre i processi aziendali su di un flusso informatico, migliorando quindi l’organizzazione del lavoro. Il Workflow consente infatti di legare le attività che compongono i processi aziendali a determinate logiche. Le aziende che usano questo modulo possono inoltre effettuare collegamenti a documenti e definire le operazioni da svolgere su di essi, oltre che fissare come e quando ogni utente che fa parte di un processo è chiamato ad eseguirle.

La Conservazione a Norma, un tempo chiamata Conservazione sostitutiva, è una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento digitale. La conservazione a norma equipara quindi, sotto certe condizioni, i documenti elettronici a quelli cartacei, consentendone l’opponibilità a terzi in sede giuridica. La Conservazione a Norma nel software gestione documentale  permette infine di eliminare gli originali cartacei rispettando la normativa in vigore.

Per Maggiori informazioni sul nostro software gestione documentale

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Arcadoc è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.

Arcadoc è un software di gestione documentale disponibile anche su piattaforma Cloud fornito in outsourcing come servizio nella modalità Software as a Service (SaaS).

Può essere utilizzato per archiviazione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

Sono disponibili funzioni di Arcadoc Cloud con i seguenti moduli:

• il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;

• il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o piu documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere);

• il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Regitri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

Archiviazione e Gestione Documentale

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La gestione dei documenti è un aspetto critico per il successo di un’azienda. La crescita esponenziale dei dati e l’aumento delle normative sulla privacy e la conformità legale hanno reso indispensabile l’adozione di un software dedicato. Il software di gestione documentale offre funzionalità avanzate per la creazione, l’archiviazione, la ricerca e la condivisione dei documenti, semplificando i processi aziendali e riducendo la dipendenza dai documenti cartacei.

Arcadoc, il software sviluppato da Aeffegroup, permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

Quando si seleziona un software di gestione documentale, è importante considerare diversi fattori chiave. Innanzitutto, bisogna valutare le esigenze specifiche dell’azienda, come la dimensione dell’organizzazione, i volumi di documenti e le esigenze di collaborazione. Successivamente, è importante analizzare le funzionalità offerte dal software, come l’archiviazione centralizzata, la gestione dei permessi di accesso, la creazione di workflow e l’integrazione con altri strumenti aziendali.

Arcadoc Prodotto Multiaziendale

Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

Sono disponibili altre funzioni di Arcadoc Cloud attivando i seguenti moduli:

• il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;

• il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o piu documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere);

• il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Regitri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Arcadoc Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

Archiviazione e Gestione Documentale

Arcadoc Cloud è un prodotto che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

Le molteplici funzioni di Arcadoc

Sono disponibili altre funzioni di Arcadoc Cloud attivando i seguenti moduli:

• il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;

• il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o piu documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere);

• il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

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Arcadoc Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

lLarchiviazione documentale remota è molto più sicura rispetto all’archiviazione su supporti fisici, poiché i dati sono meno suscettibili di essere danneggiati o persi. e prendere in considerazione alcuni aspetti come la sicurezza dei dati, la capacità di archiviazione e il prezzo dei servizi, in base alle proprie esigenze e disponibilità di budget.

Software Archiviazione e Gestione Documentale

Arcadoc Cloud è un prodotto che può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

Questo sistema di archiviazione è quindi ideale per aziende e professionisti che hanno bisogno di una soluzione pratica e conveniente per la gestione dei documenti.

Questo tipo di archiviazione documentale offre diversi vantaggi, fra cui: la possibilità di accedere ai tuoi documenti ovunque tu sia e da qualsiasi dispositivo connettibile (PC, smartphone, tablet, ecc.), la condivisione e la collaborazione semplificate con altre persone o con team, il backup automatico dei dati e la riduzione dei costi di archiviazione e manutenzione, rispetto all’archiviazione su supporti fisici. La principale differenza tra l’archiviazione locale e Arcadoc in cloud sta nel fatto che, in quest’ultimo caso, i tuoi documenti sono conservati su server remoti, accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a internet e dotato dell’autorizzazione necessaria.

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La gestione documentale in cloud è una soluzione efficiente ed efficace per l’archiviazione e la condivisione dei documenti. Consiste nel caricare i tuoi documenti su server online, gestiti da una società specializzata nel cloud storage, invece che conservarli su un disco rigido o su supporti fisici. La principale differenza tra l’archiviazione locale e quella in cloud sta nel fatto che, in quest’ultimo caso, i tuoi documenti sono conservati su server remoti, accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a internet e dotato dell’autorizzazione necessaria.

Accedere ai tuoi documenti ovunque tu sia

Questo tipo di archiviazione documentale offre diversi vantaggi, fra cui: la possibilità di accedere ai tuoi documenti ovunque tu sia e da qualsiasi dispositivo connettibile (PC, smartphone, tablet, ecc.), la condivisione e la collaborazione semplificate con altre persone o con team, il backup automatico dei dati e la riduzione dei costi di archiviazione e manutenzione, rispetto all’archiviazione su supporti fisici.

E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

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